Hoe een advocaat je helpt de gang naar de rechtbank te voorkomen.

In gesprek met advocaat Nico Bouwman van NICO Advocatuur

“Een ondernemer maakt de hele dag door afspraken. Zet ze goed op papier zodat ze nooit tot discussie kunnen leiden. Dat bespaart veel geld en gedoe als er stront aan de knikker is”, zegt Nico Bouwman van NICO Advocatuur uit Staphorst. Hij is gespecialiseerd in ondernemingsrecht, we werken regelmatig samen om ondernemers van dienst te zijn. Ik sprak met hem over juridische valkuilen, misverstanden en kansen. We bespreken belangrijke juridische onderwerpen en geven uiteraard tips over risicobeheersing en aansprakelijkheid.

Een advocaat is iemand die je meeneemt naar de rechtbank.

“Dat is het klassieke beeld. Maar mijn werk bestaat voor een belangrijk deel uit advisering. Ik wil juist voorkomen dat ondernemers in procedures verzeild raken. Die zijn vaak veel duurder dan goed juridisch advies vooraf. In de kern gaan die adviezen over afspraken die ondernemers met relaties maken. In de zakelijke wereld gebeurt dat vaak mondeling of per mail. Je bouwt immers een goede band op met klanten en gaat uit van goed vertrouwen. Tot het een keer mis gaat. Veel procedures komen voort uit niet goed vastgelegde afspraken. Daarom zijn goed geformuleerde contracten en algemene voorwaarden zo belangrijk.”

Geef eens een voorbeeld.

“Stel: je koopt een machine die niet goed werkt en je productie ligt daardoor stil. Is de leverancier aansprakelijk voor de schade of draai jezelf op voor de kosten? Als daar geen goede afspraken zijn gemaakt, kom je in vervelende conflicten en procedures terecht. Bij al dit soort conflicten draait het vaak om drie vragen: wat heb je verzekerd, heb je afspraken vastgelegd in bijvoorbeeld je algemene voorwaarden en zijn die vooraf juridisch goed getoetst? Die drie zaken moeten goed geregeld zijn. Daar komen jou en mijn werk samen.”

Goede algemene voorwaarden zijn dus cruciaal.

“En daar gaat het vaak fout. Zeker startende ondernemers plukken soms de algemene voorwaarden van een concurrent van internet en denken dat ze daarmee gedekt zijn. Maar die zijn nooit op maat voor jouw bedrijf geschreven. Datzelfde geldt voor standaard algemene voorwaarden van brancheorganisaties. Die zijn geschreven voor duizenden bedrijven. Natuurlijk staan daarin zaken die voor jou van toepassing zijn, maar ook heel veel niet. Laat daarom een juridisch adviseur vaststellen dat je goed bent afgedekt. Houd algemene voorwaarden, offertes en contracten ook actueel. Te vaak gebruiken bedrijven documenten die tig jaren geleden zijn opgesteld. Belangrijke onderdelen houden dan mogelijk geen stand voor de rechtbank of de verzekeraar. Zorg ook dat je klanten op de hoogte zijn van jouw algemene voorwaarden. Een link naar de website of onderaan een brief is lang niet altijd voldoende.”

Laat een jurist naar je contracten kijken, is je advies. Maar advocaten zijn toch peperduur?

“Als een juridisch advies duizend euro kost en een schadeclaim vijfduizend euro, bespaar je uiteindelijk veel geld. Vergeet niet dat claims ook in de tonnen kunnen lopen. Uiteraard moet je een afweging maken. Een starter wil logischerwijs eerst omzet maken. Op het moment dat een bedrijf groeit, moet je echt nadenken over risicobeheersing en aansprakelijkheid. Ondernemen draait om het nemen van risico’s, dat maakt het werk ook leuk. Maar dat moeten wel aanvaardbare risico’s zijn, zodat je bedrijf niet bij de eerste tegenslag omvalt. Met goede voorwaarden straal je ook professionaliteit uit en bied je duidelijkheid aan je opdrachtgevers. Een juridisch adviseur is ook niet overdreven duur. Het opstellen van algemene voorwaarden doe ik vaak voor een vaste, vooraf afgesproken prijs, zodat je weet waar je aan toe bent.”

Wat gebeurt er als je helemaal niets regelt?

“Als de oplossing voor een conflict niet in de algemene voorwaarden staat, val je terug op de wet. Dan ligt je lot vooral in de handen van de rechter. Dat is een heel duur en onzeker traject. Ook hier geldt eigenlijk dat de wet niet specifiek op jouw bedrijf van toepassing is. Voor alle soorten transacties geldt namelijk maar één wet, of je nou tapijt, huizen of goudvissen verkoopt. De wet geeft je niet voor niets de mogelijkheid om zaken zelf te regelen. Dat is dé boodschap. Vergeet ook niet dat de consument extreem goed beschermd is.”

De term ‘eigendomsvoorbehoud’ kennen veel ondernemers denk ik niet. Kun je daar wat over vertellen?

“Dat punt is heel belangrijk rond faillissementen. Ondernemers denken vaak dat ze eigenaar zijn van geleverde spullen zolang de factuur niet is betaald. Dat klopt niet. Bij de levering van producten gaat het eigendomsrecht over. Dat kan vervelende consequenties hebben als een klant daarna failliet gaat. Dan zijn de facturen misschien nog niet betaald, terwijl de curator het recht heeft om de geleverde spullen te verkopen. Zo’n situatie voorkom je met een bepaling in de algemene  voorwaarden.”

Tenslotte wil ik het hebben over een aandeelhoudersovereenkomst. In de praktijk merk ik dat bedrijven niet goed nadenken over wat er moet gebeuren als een aandeelhouder overlijdt of arbeidsongeschikt raakt.

“Ook daarover moet je inderdaad afspraken maken, ze juridisch tegen het licht houden en ze actueel houden. Daarmee voorkom je dat een nare situatie nog vervelender wordt. Regel je niets, dan kan het zomaar zijn dat de aandelen van je overleden compagnon naar zijn weduwe gaan. In theorie moet je daarmee dan je bedrijf runnen. En wat gebeurt er als een compagnon volledig arbeidsongeschikt raakt? Moet je dan wel zijn deel van de winst 100 procent uitkeren? Mijn belangrijkste boodschap is daarbij: denk na over dit onderwerp, bedenk hoe je het geregeld wilt hebben en leg de afspraken vast.”